展會籌辦最細流程全解

應該說商業展覽籌辦的整個過程，是一個推銷策劃的過程，而我們所有的策劃行為都離不開市場，因為我們從事的是商業活動，因而，所有策劃行為都要以市場為導向，策劃應考慮從兩方面入手，一是：營造勢力，這里是指利用各種宣傳、廣告手段，營造商業氛圍，形成市場聲勢，并利用各種關系和途徑，建立起龐大的展覽營銷網絡，進行廣泛的市場推廣和招展，最終令目標客戶紛紛前來報名參展;二是：以專業的展覽服務，贏得買家和賣家的支持和信賴;原則上是應該使80%以上的參展商都達到參展目的，使70%以上的參觀商都達到參觀效果為標準。商業展覽的操作過程一般應分為三個階段：

一、策劃階段

(一)項目的選定：1. 執行項目市場調查;一般情況下要根據本地、本區域的經濟結構、產業結構、地理位置、交通狀況和展覽設施條件等特點，首先考慮本區域的優勢產業和主導產業，其次考慮重點發展中的行業，再次考慮政府扶持的行業。具體分析行業市場狀況，要摸清楚市場的歸屬，即屬買方市場還是賣方市場等;

2. 辦展資源的整合;辦展資源包括：資金、人力、物力(辦公設備和通訊工具)以及信息資源和社會資源;

A. 信息資源--系指目標客戶的信息量、合作單位的信息量，還有關于該項目的行業、產業的信息量;如：該行業發展趨勢、該行業的熱門話題、行業的亮點等;

B. 社會關系--系指與該展覽所屬行業的主辦單位、主管部門的關系;與全國及海外合作伙伴、招展組團代理的關系;還有與各大專業媒體和公眾媒體的關系等;??3. 同行對此項目的反應;同行業是否經營同類的展覽項目，特別是本地、本區域，如果有同類項目的話，就須慎重考慮;

4. 該項目舉辦的時間選定;原則上要避開國內外同類展覽項目的舉辦時間，避免沖突，特別是與該項目的品牌展覽，兩者的舉辦時間起碼要相隔三個月以上的;??5. 創意命題;項目確定后，展覽名稱命題需要有創意，而且要抓住行業的亮點和市場的特點，而進行命題。(二)尋求支持單位：1. 尋求的目的--這是展覽會成功的關鍵環節，尋求對口的主管部門和單位

作為展覽會的主辦或支持單位，其目的一，可以提高展覽會的檔次、規格和權威性;目的二，擴大展覽會的影響力，吸引媒體的廣泛關注，便于展開新聞宣傳和炒作;目的三，提高行業號召力，利于組織目標客戶參展和目標買家參觀;目的四，能代表行業的發展狀況和趨勢;目的五，能有效地形成項目的品牌效應，最終實現可持續發展戰略;??2. 尋求的目標--行業的政府主管部門、行業的權威協會、具有廣泛影響力的行業媒體等。(三)尋求合作單位--建立營銷網絡：1.尋求的目的--這是展覽會招展組團成功的重要環節，尋求對口的合作單位，作為展覽會的招展組團代理，其目的一，能提高展覽會的影響力，加快信息的有效快速傳遞;其目的二，善用資源，優勢互補，加快資源整合;其目的三，最大限度挖掘新客戶，壯大參展隊伍;其目的四，最大限度地降低招展成本。??2.尋求的目標--媒體支持單位：專業性、大眾性、權威性等。

合作招展(組團)單位：當地行業協會、主辦單位的分支機構、行業權威機構、辦展機構(公司)，還有是海外的代理機構(國際展)的建立。??3.合作單位條件的要求：(1)能切實有效地開展組團工作;(2)在該行業有較高的信譽和威望;(3)有一定的組團招展經濟實力;(4)能指派專職人員負責該項工作;(5)有豐富的招展組團工作經驗.

二、實施階段(一)廣告攻勢;宣傳是一種單向的信息傳遞,即展覽會組織者單方向地向潛在目標客戶傳達展覽信息，而廣告的優勢是令信息可以傳播的很廣泛。宣傳的主要方式包括：媒體廣告和戶外廣告。??

媒體廣告(包括：專業媒體，如：報紙、雜志、網站等;大眾媒體，如：電視、電臺、主導性報紙等)--主辦者應圍繞展覽不同的賣點和亮點來進行宣傳，按區域、分行業地設計制作不同的軟廣告和硬廣告;除此之外，我們還可以通過新聞發布會、行業研討會等形式制造新聞題材，或對牽頭參展的行業代表(企業)進行新聞專訪，從側面傳播展覽會信息，來進行新聞炒作。

戶外廣告則是利用人流量較大的公共場所，如：機場、車站、碼頭、商業街道和廣場等地點，以海報、燈箱、廣告牌、宣傳布幅、彩旗等形式，進行廣泛宣傳。其目的是營造展覽會的聲勢，形成廣告宣傳攻勢。現代會展操作越來越重視宣傳廣告的投入力度和宣傳質量，那么本人則認為廣告宣傳的效果，是展覽會成功與否的最關鍵因素，打造品牌的最有效方法。

廣告宣傳就象一場戰爭中的戰略武器：飛機、導彈、核彈、航母等，有"打擊面廣、威懾力大、殺傷力強"等特點，是贏得現代戰爭的最主要的武器。

(二)招展和組團工作：如果說宣傳廣告是展覽會的戰略性武器，那么招展和組團工作就起到陸戰隊的作用--攻城略地。招展和組團的方式主要是依靠聯絡手段--一種雙向的信息交流方式，即主辦單位與潛在客戶和目標客戶之間的雙向地交流信息。它的優勢是信息可以滲透的很深入，能清楚地了解情況，掌握第一手資料。招展和組團工作必須要堅持：一個中心、兩個基本點的原則。一個中心是：以優秀的專業服務得到應有的濟經效益;兩個基本點是：一是著眼于買家(參觀商)，二是著眼于賣家(參展商)。我們所有的工作都要圍繞以上原則來開展

以上是展會籌辦流程的一部分，下一次我們就詳細的吧步驟列舉下來，詳情參考。