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“在會展業(yè)界有一些比較知名的演講人,行業(yè)內(nèi)大會都會邀請……”“同樣一群人,在不同的地方,上臺講著同樣的話題……”一個圈子不大、專家有限、活動多多的行業(yè),“如何把活動做得有吸引力,有可持續(xù)性,有賣點?”是每一位會展行業(yè)活動組織者和參與者都關(guān)注的問題。業(yè)界一位資深人士在為學(xué)習(xí)型會展組織者活動進(jìn)行演講籌備時曾真誠地表示:“我一定要對的起大家的時間。”
可以說,請對演講人并引導(dǎo)他們分享受眾最關(guān)注的新觀點,是一個行業(yè)活動成為品牌活動不可替代的保障,也是活動組織者對行業(yè)認(rèn)知、走向和需求把握能力最直觀的體現(xiàn)。“作為行業(yè)中的知識服務(wù)提供商,在長期授課的過程中,我知道受眾期盼什么,因此能夠很敏銳的在結(jié)構(gòu)上、角度上甚至現(xiàn)場互動技巧上給演講人提出建議。”將于8月11-12日舉辦的“學(xué)習(xí)型會展組織者交流大會”策劃人馬國宜在接受會展中國采訪時表示。
如何進(jìn)行演講者“有效管理”?
“在第一輪溝通的時候,通常來說我會和演講人見面,提煉出這一次演講的要點,告訴演講人他們演講的價值,讓他們充分重視并把握住這個機會,為大家呈現(xiàn)精彩的演講。”馬國宜告訴會展中國,“第二輪溝通是提醒,也是管理,從演講方式、演講內(nèi)容兩方面給演講人提要求。”
馬國宜表示,“對一個會議來說,幾個人在臺上討論,或者一個嘉賓在臺上講,都是內(nèi)容的呈現(xiàn)方式。我們倡導(dǎo)適當(dāng)組合保持多元性,但是個人演講應(yīng)占較大比例。并且在會前會議組織者和演講者必須要有溝通,這個溝通是基于策劃人對行業(yè)的了解,以及在調(diào)研過程中發(fā)現(xiàn)的與會者關(guān)注點。我們用這樣一個流程確保參會者來了以后,聽的東西確實是對他有用的。”
“在會展業(yè)界有一些比較知名的演講人,各個大會都會邀請。雖然他們不是第一次演講,但如果我們?nèi)杂X得他今年的一些新做法、新想法會對大家很有價值,那我們就會協(xié)商,讓他在大會上從新的角度進(jìn)行演講,或是對演講內(nèi)容進(jìn)行升級。我覺得作為一個大會,它的價值在于對行業(yè)的引領(lǐng)作用,就是帶著大家看的更長遠(yuǎn)、看的更廣、更深。”
在談到如何處理演講者臨時變更時,馬國宜表示,“ 遇到演講人臨時通知不能出席的情況,因為一直保持持續(xù)溝通,我們可以及早應(yīng)對。今年大會我補充上的分享者有hofo的聯(lián)合創(chuàng)始人,她會分享hofo從連續(xù)兩屆服務(wù)淘寶造物節(jié)、連續(xù)三年服務(wù)極客公園創(chuàng)新大會等活動中收獲的策劃體驗。此外還有通聯(lián)國際的負(fù)責(zé)人來分享與行業(yè)深度融合的做法及價值,這兩個話題都非常棒。在這一點上,我的感受是,通過流程管理和積極的態(tài)度,我們可以盡量降低不利影響,確保活動的一貫品質(zhì)。”
認(rèn)真地當(dāng)個演講人也是一次自我總結(jié)、理論升華的過程
對于參與大會的演講人來說,他個人能得到以下收獲:一、提煉整理自己的經(jīng)驗,讓思路更清晰;二、可以學(xué)習(xí)到演講人管理流程及模板;三、可以在內(nèi)容結(jié)構(gòu)、表現(xiàn)形式方面得到更好的建議,關(guān)于如何做一場令人印象深刻的商業(yè)演講。對于他們所在的公司來說,也有利于建立好的品牌形象,拓展伙伴關(guān)系。從更深層次來說,分享并和大家一起進(jìn)步,這對許多人來說本身就是一種快樂!
“今年我和演講嘉賓之一——CES亞洲執(zhí)行董事李偉第一次約談時,我們在溝通中一起商討演講角度,書面總結(jié)內(nèi)容要點。之后如同每年做例行的指南、提醒,在會前4周他就發(fā)來第一稿。隨即又約我溝通,我提供建議,他謙虛的調(diào)整了內(nèi)容再次發(fā)來。在這個過程中我感受到認(rèn)真的態(tài)度是互相影響的,會展組織者特別懂得彼此,李總說,‘如果我答應(yīng)了你,就一定要做好。我很懂演講人不能出席時主辦方的感受。’”
馬國宜表示,這樣認(rèn)真負(fù)責(zé)的演講者非常多,例如中聯(lián)慕尼的董事會主席彭慶芝,她往年為演講籌備時曾說過,“我一定要對的起大家的時間。” 又如,成都世紀(jì)城新國際會展中心總經(jīng)理左霖在活動主持人時,會提前兩周就寫稿,并和活動策劃人保持電話溝通,做好充足的籌備工作。在新技術(shù)應(yīng)用思路方面,中國畜牧業(yè)協(xié)會副秘書長劉強德帶領(lǐng)的會展部團(tuán)隊在整個行業(yè)都是首屈一指的,如果大會涉及到技術(shù)應(yīng)用方面的話題,劉強德總是最早被考慮到的演講人。但是演講內(nèi)容不能每年一樣,所以就很明確的提出必須是過去一年的新體會,是升級版的內(nèi)容,而不能和以前一樣。
“重要的是通過流程、通過主辦方表達(dá)的信息,讓大家覺得這個活動值得被這樣對待。一旦主辦方通過自己的行動和流程激發(fā)了演講人來認(rèn)真對待,那么結(jié)果就會皆大歡喜。”馬國宜表示。
演講者:貼心和專業(yè)體現(xiàn)組織者對活動的責(zé)任感
“在從接受邀請到最終分享的整個溝通過程中,馬老師給我的印象就是貼心和專業(yè)。在溝通方式上,她非常注重受邀人的感受并且做了有效溝通,先后通過微信、電話、郵件等方式進(jìn)行聯(lián)絡(luò)和確認(rèn),每次都很好地顧及了我當(dāng)時的事務(wù)和安排。”今年的演講嘉賓——科印傳媒會展部總經(jīng)理劉軼平告訴會展中國。
“作為一個活動組織者,更打動我的是馬老師的專業(yè)性。她了解同行想聽什么、該聽什么,能在有限的時間內(nèi)選出最有意義的內(nèi)容。”劉軼平表示,“首先,她對內(nèi)容有目標(biāo)、有要求。當(dāng)時馬老師先談了她感受到我們公司今年組織活動的一些變化,聽了我的思路之后,才提出邀請我來分享給同行,這是對演講內(nèi)容定位的第一步。之后她很好地定義和規(guī)范了我的演講范圍,提煉了題目,這對我很有幫助。其次,馬老師很善于對時間點進(jìn)行把控,她為所有演講者提供了一份《會展交流日演講籌備指南》,不僅內(nèi)容細(xì)致實用,按照所列提綱來寫稿時間恰到好處,并且還預(yù)留了修改建議的時間,讓我印象深刻。”
“上周馬老師發(fā)了一封提醒郵件,里面特別提醒有兩位演講人發(fā)生變化。我們也時常遇到演講人臨時變更的情況,基本就是默默接受和更改。但馬老師的處理方式更高一層,她把這種變化告知參會者,并且接受可能帶來的贊譽或者抱怨,這種心態(tài)和處理方式特別好,讓我感受到了組織者對活動的責(zé)任感和對參會者的尊重。”劉軼平說,同為會展活動組織者,她在這個當(dāng)“準(zhǔn)”演講人的過程中,就學(xué)到了對演講人管理的最有效的方法。