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在會展業日新月異的今天，面對激烈的市場競爭，和專業展會的提升與發展，作為展覽會的組織者，能否做好參展商的服務工作，維系好與參展商的客戶關系，是展會提升、發展的重要因素。
贏得參展商的參與是展會成功的開始。展覽會的組織者要贏得參展商，首先要使參展商了解展會的概念及目的。這就意味著展覽會要通過宣傳、廣告及銷售渠道，將展會的信息傳遞給企業，以推廣自己的展會。
組織專業展會的目的是為了滿足參展企業的貿易需求。企業決定參展，是認為參加展會能為企業帶來價值，能滿足他們宣傳企業產品，樹立企業形象、促進貿易等需求。參展商的參展是展覽會取得成功的關鍵，有了參展企業的參展，主辦單位的價值才得以體現。主辦單位舉辦展覽會的主要收益來自于參展企業的展位費。因此，主辦單位與參展商之間的價值傳遞是非常重要的。如何來保證這一“傳遞”，就要依賴于展會是否遵循著一個出色的、可行的價值交付系統。這個系統就是，展會應不僅能夠向參展商提供一種他們認為能帶來價值的產品及服務，而且能夠降低參展商的貿易成本。具體表現為：參展商能在展覽會上結識新客戶，擴大貿易合作關系，增加貿易量；或者通過參展樹立了企業形象，宣傳了企業產品，擴大了品牌知名度等。當企業認為參加展覽會，可以實現以上價值時，他們就會報名參展，成為參展商。
做好參展商的組織、服務工作是展會成功的關鍵。參展商報名參展，主辦單位與參展商的合作就開始了。作為主辦單位，應向參展商提供一系列專業、周到的服務。
首先，應了解參展商的參展需求、企業產品的定位、尋求合作的貿易方式、尋求貿易對象的類別等。只有全面的了解了參展商的需求，才能對他們做好有目標的服務。廣大參展商尋求的目標客戶對象的集合，形成了大會專業觀眾組成的基礎。將參展商與專業觀眾有針對性的結合在一起，使他們在展會這個平臺上達成貿易交流、合作協議、以及后續長期的合作，就達到了展會的真正目的。
在展商報名的同時，用填寫表格的形式，了解他們的參展需求及其相關信息，是做好展會籌備期相關工作的依據；了解參展企業的產品定位及結構，將他們安排在不同的展區，可體現展會的專業性，同時還可以方便專業觀眾查找；了解參展企業的品牌實力、合作需求，可以有目標的為他們尋求目標對象。同時，參展商的這些信息也可以作為展會招商的依據。根據展會的定位、參展商的分類情況有針對性的組織專業觀眾。展會有了參展商，根據他們的需求組織觀眾，這是一個專業展會成功舉辦的重要工作。可以通過多種方式做好專業觀眾的組織工作，如：通過各類展會的宣傳、廣告、網站等。用邀請函邀請，通過商業機構有組織的邀請，通過參展商邀請他們的客戶等方式。
對于展會，參展商和觀眾是同時存在，互相依托的。展會有了具有實力的參展商，能帶來有價值、有創新概念的新產品，就能吸引有價值的觀眾。參展商和觀眾的同時到來，就是專業展會成功的基礎。一個展會，參展商與專業觀眾的數量及質量是體現其展會品牌實力的重要依據。參展商面對參展會遇到許多實際問題，如：了解場館環境、層位尺寸及結構、展位設計、展品運輸、現場搭建；形象宣傳、現場廣告、展期活動安排、工作人員吃、住、行等具體問題。作為主辦單位應向參展商提供盡量細致、周到的服務。對于每一個細小的參展環節，應先做出工作方案，并及時提供給參展商，使他們得到大會直接的專業服務。
除了建立客戶聯系，推廣企業產品，了解行業的流行趨勢，得到相關的信息咨詢，通常也是參展商的參展目的。所以，從專業或行業的角度，邀請國內外同行專家，進行講座，咨詢服務，也是做好展會綜合服務的一部分。大會現場高效、系列的服務，是展會組織工作中的重要環節。在展期短短的幾天里，各類相關人士的集合、各類活動的集合、時間的限定等使各項組織工作的效率顯得至關重要。現場的服務工作直接、具體、綜合。面對如此復雜的服務工作首先應做好情況的分析，做出解決的工作方案。對工作人員做好培訓，使其能提供優質、快捷的服務。應要求工作人員每天對參展商進行巡查，在了解貿易成交情況的同時，為他們解決一些細小的問題。
總之，對參展商的服務千頭萬緒，做出總體的工作方案是萬事之本。提高工作人員的綜合素質，是做好服務工作的保證。
與參展商建立長期的合作關系是展會發展的根本。參展商希望通過展會得到更多的服務，帶來更多的價值，以滿足他們的需求。這也督促主辦單位不斷進取，不斷改進工作。隨著展會水平的提升，參展商越來越不能接受用展位費來換取短期的經濟利益，他們希望能得到長期的服務，長期的綜合利益。因此，主辦單位與參展商之間建立長期的合作關系是趨勢所在，是滿足雙方利益的需要。
保證長期的合作關系，有利于主辦單位與參展商的共贏。參展商的目的通過展會來實現，展會及時了解參展商的需求變化，來調整大會的定位，這就形成了合作的良性循環。專業的展會應與參展商保持一種三至五年或更長的合作關系。應隨時保持與參展商溝通，了解他們參展的需求變化，了解他們的產品結構變化，以及企業人士、構架等變化，取得他們的長期信任。總之，通過多種方式的溝通，不斷尋求增進相互關系的辦法。
要成功建立長期的合作伙伴關系并不像展會初期銷售展位那么簡單，要在更多方面滿足參展商的各種需求，幫助他們去解決各種問題。作為主辦單位還能為參展商做些什么呢?可以多方面的了解參展商的參展想法，向他們提出更多的參展建議，尊重他們的各種意見、建議。可以成立參展商的聯合會，為了大會的共同發展與主辦單位共同決定展會發展中的重大問題；集思廣益的探討成功辦展的新舉措；從參展商的利益出發，除了幫助他們增加經濟利潤，還應幫助他們節省參展開支。因此，主辦單位理解、滿足參展商的各種參展期望，是維系參展商長期合作關系的根本。
總之，專業展會的成功，離不開參展商、專業觀眾的參與；品牌展會的提升、發展，更離不開參展商、專業觀眾的長期支持。
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（來源：青島新聞網）