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有些企業會安排一些新手來負責展會的準備工作，由于沒有經驗，面對突如其來的工作，如何能夠有條不紊的開展工作成為許多展會負責人關心的話題。組織過展會工作的人都知道，其實展會的準備工作并不復雜，只需要注意以下幾個方面：
一、展會現場的搭建
展會現場的搭建，對于前期的準備工作至關重要。50％的展示效果需要依靠搭建和展品的展示取得，搭建工作的需要注意如下細節：
1、根據設計圖考慮在會展場中的效果；
2、監督防火材料的使用，杜絕安全防患；
3、成本控制：實行一攬子合同；
4、在布展前，最好先去工廠看看，對將要展示的材料和工藝有一個預先的監管和了解；
5、監督展會現場的搭建進度。叮囑搭建公司做好預案，特別要求其排出工期，細化到每一小時做什么，嚴格細致的時間表，才是保證現場搭建在兩天半緊張有序完成的基礎。
搭建是現場展覽的第一步，雖然僅僅是"監工"，但也要有得力干將參與。將設計圖演變為現實的場景，往往會存有偏差，另外，與展館方、主辦方的一些協調工作，也需要企業進行協調，排除一切突發事件，不利因素，保證搭建順利進行，需要一名到幾名頭腦靈活，做事主動的工作人員在搭建現場進行"監工"，這些工作人員應提前指定，在與搭建公司前期的溝通中，他們可以參與進來，了解搭建的相關事宜，便于他們在現場開展工作。
二、展品的安排布置
展會工作的安排，首先需要向市場部征詢一個展品目錄，然后將這個目錄具體化，主要是展品的外形、尺寸。然后將這個目錄（以及配合展品的圖片）提供給搭建公司，由他們考慮如何安排展品的布置。
當然，在事先已經做好設計圖的前提下，有時需要對部分展品進行一些取舍，或是對展品的表現形式進行改進，這些就需要發揮智慧，按以往的經驗，外行看熱鬧，內外看門道，拿出具有競爭力的產品是成功展示的關鍵，另外，核心產品以實物為好，因為實物可以現場演示，這樣讓客戶有深入的認知。最后，參展人員需要了解展覽館對特殊展品的要求，比如用火、用氣、限高等等數據。
三、接待人員的安排
1、現場接待：外形要好，性格外向主動，英語熟練，他們主要是負責接待到達展位的客戶，講解和解答，這些工作人員的數量可能要多一些，可根據展位的大小和布局、幾個接待臺、幾個重點展示的產品來確定人數，對這些人的要求就是彬彬有禮，不卑不亢，笑臉迎人，口齒清晰，專業知識扎實，另外特別注意的是，各負責各的一片區域，不能有客人來詢問，就一擁而上，你也解答他也解答，顯得現場比較亂，另外，遇到講不明白的東西，可大方的介紹給能講明白的人。
2、現場總協調：這個人應是經理一級，他主要管理所有"現場接待"，解決"現場接待"所不能應付的問題，這個人領導能力要強，重要的是專業知識一定精深。
3、級別較高的公司領導：因為，現場會有重要客戶應約來訪，來的都是客，特別到達展會現場，自然不如家里條件好，因此接待的級別通過接待的人來提高，給客戶愉快的感受。所以，如果有副總（或以上）一級的，應赴會接待一下。
4、跑腿型人員：現場難免會有一些體力活，雜活，突發事情，比如臨時買個膠帶或工具、搬搬資料，忙的時候，頂一把。總歸要有兩三個腿腳靈活、眼明手快，對展館地形熟悉的人搞定這些細碎工作。
5、總后勤：這個人負責搞定赴展會所有員工的衣食住行，需要指出的是，在展會現場，花銷自然不會小，物品自然要貴一些，展會上比較辛苦，因此，不能太小氣，讓大家吃好、住好、工作開心。總后勤可能需要一兩個幫手，視參會工作人員的數量來定，比較重點的工作是飲用水和中餐。
特別說明一點，根據展位的大小，安排相應的人手，如果展位小，安排的人少，那么可能就一個身兼數職，但工種大抵如此，不論如何，赴展會前的動員會是一定要開的，確定職責，分工明確，確保參展的數天內工作緊張有序。
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